Tornar-se "verde" é uma prioridade para muitas empresas hoje, não importa em que setor você esteja. Na manufatura, é uma questão especialmente relevante, pois questões de desperdício e eficiência fazem parte das operações diárias. Buscar estratégias proativas para reduzir o impacto ambiental não é apenas relevante do ponto de vista ambiental e social, é também um bom negócio.

A digitalização de documentos é uma escolha muitas vezes esquecida, mas poderosa, que pode garantir mudanças grandes e 'verdes'. A automação elimina a carga administrativa e assume tarefas rotineiras. E integrar a sua gestão documental pode trazer benefícios adicionais.

Cada pequena ação conta

Apesar das ferramentas e tecnologias inovadoras que tornam a sustentabilidade viável, há muitas empresas que poderiam estar mais atentas à maneira como utilizam recursos. Cada pequena ação é um passo importante na direção certa. Vejamos quatro vantagens de um software de gerenciamento de documentos, que, sozinho, pode fazer uma grande mudança em seus negócios:

1 - Elimina papel

Este é óbvio, mas você pode não perceber a quão significativa é a mudança. De fato, as impressões de documentação podem ocupar depósitos inteiros. Isso é muito papel e muito desperdício. Ao fazer a transição para uma boa solução digital, as empresas podem melhorar significativamente seu impacto ambiental no que diz respeito ao papel.

2 - Aumenta a eficiência

Permanecer "verde" também significa aumentar a eficiência interna. De acordo com o Gartner, processos baseados em papel e planilhas são cada vez mais vistos como insuficientes e fontes de risco, e muitas vezes encarados como obsoletos mesmo por aqueles que as utilizam. Processos ineficientes se traduzem em horas de trabalho desperdiçadas, que, por sua vez, se traduzem em gasto de energia e dinheiro. Trabalhar com software de gerenciamento de documentos simplifica as operações internas para limitar o desperdício e reduzir a pegada de carbono operacional de uma empresa.

3 - Simplifica as revisões e oferece suporte à colaboração

O que é um problema dobrado em desperdício de papel e eficiência? Revisões de documentos, bem como o processo colaborativo envolvido na geração dos documentos originais. Em empresas ainda menores, um documento pode passar por várias iterações. Na velha escola, a maneira analógica de fazer as coisas pode gerar dezenas ou centenas de impressões em papel, agravando seriamente o desperdício. Ao digitalizar o processo, tanto a etapa colaborativa quanto quaisquer atualizações ou revisões subsequentes são mais rápidas, reduzindo o desperdício de mão de obra e, obviamente, de papel.

4 - Reduz as perdas de rendimento no chão de fábrica

O aumento da experiência por meio do gerenciamento eficaz de documentos não se limita à documentação. Quando o software de gerenciamento de documentos é implementado de forma eficaz e em conjunto com o software de gerenciamento de qualidade abrangente pode resultar em reduções consideráveis ​​nas perdas de rendimento em toda a área de produção. Os aprimoramentos de QC/QM (Quality Control) que resultam desse tipo de automação abrangente significam menos falhas de equipamentos, menos inatividade, menos paradas planejadas e produção mais rápida com menos defeitos. Isso tudo significa menos desperdício e menos impacto no meio ambiente.

Há muitas maneiras pelas quais as empresas podem limitar sua pegada no meio ambiente, seja reduzindo o desperdício de papel, adotando embalagens verdes, reciclando materiais, automatizando processos ou utilizando energia renovável – todas as ações são importantes.

Sobre o autor: Marcelo Carreira é vice-presidente Go-To-Market América Latina da Access