Após um processo de monitoramento externo que teve a duração de três anos e nove meses, oriundo do acordo de leniência firmado entre a Odebrecht S.A. e as autoridades, que abrangeu todas as empresas do Grupo, a Ocyan cumpriu todos os requisitos exigidos pelas autoridades, implementando melhorias e novos controles, principalmente sobre práticas de conformidade e finanças. O processo foi concluído na última segunda-feira (16/11) e atestou a solidez e efetividade do sistema de conformidade da empresa.

“Cabe ressaltar que a inclusão da Ocyan neste processo de monitoramento se deu pelo acordo firmado pela Odebrecht S.A. com as autoridades, pois, nunca houve registro de envolvimento da Ocyan em ilícitos de qualquer natureza ao longo da operação Lava Jato. Ainda assim, desde que iniciamos a evolução do Sistema de Conformidade, o objetivo era ampliar cada vez mais a transparência e preceitos éticos em todas as nossas ações, sistemas e processos. Durante este tempo, todos os integrantes contribuíram de alguma forma para os avanços e melhoria contínua das práticas de conformidade e governança. O monitoramento independente foi importante para atestar a nossa lisura”, destaca Gilberto Couto, diretor de Conformidade da Ocyan.

O trabalho dos monitores incluiu avaliações detalhadas dos principais elementos de um programa eficaz de conformidade, que incluem comprometimento da alta administração, avaliação de riscos, treinamento, comunicação, medidas disciplinares, mecanismos de denúncia e investigações, gestão de terceiros, auditoria interna, controles financeiros, relacionamento com agentes públicos, entre outros.

Durante o processo de monitoria independente, a companhia estabeleceu novas políticas e procedimentos, como o treinamento de 100% dos colaboradores em temas de conformidade e implantou controles anticorrupção. A Ocyan também aprimorou processos e ferramentas de relacionamento interno e externo, estabeleceu mecanismos para assegurar a adequação e a efetividade das práticas de integridade para prevenir a ocorrência de ilícitos e privilegiar a ética e a transparência na condução de seus negócios. Todas as fases do novo sistema foram minuciosamente avaliadas e testadas pelos monitores.

Evolução Conformidade

Desde 2016, quando a Ocyan investiu fortemente em Compliance, a empresa implementa ações para aperfeiçoar continuamente o processo de conformidade. Em 2017, implantou a área de auditoria interna e lançou o Canal Linha de Ética, que é independente e confidencial, voltado para o recebimento de denúncias, tanto de seus colaboradores quanto do público externo, como clientes e fornecedores. Já em 2018, foi implantado o Programa Agentes de Ética, a fim de propagar a cultura ética internamente, e inovou ao oferecer um treinamento em formato e-learning para os fornecedores de médio, alto e crítico risco, com objetivo de capacitá-los nos conceitos previstos na Lei Anticorrupção e no Código de Conduta da Ocyan para Terceiros.

Em 2019, a empresa realizou uma capacitação pioneira de seus ‘Agentes de Ética’ para estudar e avaliar o comportamento humano de forma preditiva em parceria com o Instituto de Pesquisa do Risco Comportamental (IPRC). Este ano, o engajamento e maior participação dos integrantes possibilitou a criação de uma ferramenta no portal da Ocyan, o Checklist de Conformidade. Através dele os integrantes podem acompanhar o status da sua participação nas ações de Conformidade ao longo do ano, como treinamentos, palestras, preenchimento de formulários, campanhas, entre outros, deixando-os a par de todas as ações obrigatórias e voluntárias sobre o tema conformidade.

“A manutenção e o aprimoramento do sistema de conformidade na Ocyan são constantes. A cada ano, temos avançados nos resultados, o que nos agraciou inclusive com prêmios de auditoria, reforçando que estamos no caminho certo”, afirma o diretor.