ProcNet Digital. Esse é o nome do novo sistema interno da Companhia de Gás de Mato Grosso do Sul (MSGÁS), desenvolvido pela equipe de Tecnologia da Informação (TI) da Companhia com o apoio das áreas de negócios, e que tem ajudado a agilizar processos e gerar economia. O novo sistema proporciona muitas vantagens para a MSGÁS e para seus clientes. A agilidade é uma delas. Com o novo sistema em funcionamento, os processos que antes demoravam até três dias para terem a tramitação concluída, desde a criação até a aprovação, passaram a ser finalizados em apenas um dia.

Outra importante vantagem é a economia com papel. Sem a necessidade de ter uma cópia física de cada contrato, o consumo de papel sulfite nas quatro impressoras da Companhia teve uma queda considerável. Até fevereiro deste ano, a média de impressões era de 25 mil por mês. A partir de março, com a adoção das pastas virtuais no Teams, o número caiu para pouco mais de 9 mil impressões por mês, o que representa uma economia de cerca de R$ 20 mil por ano, e uma ajuda e tanto para o meio ambiente.

“A médio e longo prazo, essas vantagens serão sentidas pelos nossos clientes também no melhor tempo de resposta às demandas, com a agilidade no cumprimento das obras, por exemplo, e também com a redução da tarifa”, explica Bernardo Celestino Prates, Diretor Técnico e Comercial da MSGÁS.

Evolução de sistema

Em funcionamento desde o dia 08 de novembro, o atual sistema é a evolução de uma primeira solução que surgiu em 2009, criada, inicialmente, só para controlar os protocolos de entrega dos processos que tramitavam fisicamente.

“Antes do ProcNet, era tudo físico. Ele foi a primeira solução que começou a digitalizar os processos administrativos dentro da Companhia. A partir de 2015, houve a necessidade de implantar a gestão de contratos, então foi feito um primeiro upgrade no sistema que permitiu que as áreas e os gestores passassem a controlar o ciclo de vida dos contratos de contratação e aquisição”, explica Leonardo da Cruz Barbosa, Gerente de Tecnologia da Informação da MSGÁS.

Com o advento da pandemia, o Comitê de Crise Covid-19 da MSGÁS estabeleceu home office para os colaboradores, situação que travou a circulação dos processos físicos. Como os processos não poderiam parar, a equipe de TI bolou um plano de contingência enquanto trabalhava no aperfeiçoamento da ferramenta.

“Nesse período de sete meses, adotamos processos digitais em pastas virtuais na plataforma Teams para ganharmos tempo de reformular o ProcNet, que renasceu como ProcNet Digital, já com todas as ferramentas, variáveis e regras baseadas na legislação para que um novo processo já nasça digital e automatizado, com assinatura eletrônica, integração com os nossos outros sistemas, classificação e adequação para envio para o Tribunal de Contas e muito mais”, conta.

Os processos que eram físicos e ainda estão vigentes vão continuar físicos e serão arquivados à medida que vencerem e forem finalizados. Já os processos que nasceram nesse intervalo do plano de contingência serão migrados do Teams para o ProcNet Digital.

Segurança

O acesso aos processos ficou mais seguro, uma vez que os colaboradores possuem perfis dentro do sistema com limitações de permissão e o sistema registra o responsável por cada atividade. Além disso, a automatização e digitalização dos novos processos evita a perda de pastas e papéis físicos, seja por extravio, acidentes com água, entre outros.

O backup do banco de dados do ProcNet Digital já faz parte da rotina da TI da MSGÁS, que realiza os backups de todos os sistemas e do servidor diariamente, duas vezes ao dia. “Além disso, algumas vezes ao dia, a gente replica esses computadores para o novo Data Center do Centro Operacional de Três Lagoas. Se houver um problema que inviabilize o funcionamento, a gente aponta e restaura o sistema de Três Lagoas. Se houver perda, será mínima, de apenas algumas horas de trabalho”, comenta Leonardo.