Em organizações modernas, a eficiência dos funcionários é tão importante quanto a sua produtividade. Embora esses termos sejam frequentemente como sinônimos, eles capturam fenômenos diferentes. Por definição, a produtividade mede quanto trabalho um colaborador realiza, enquanto a eficiência refere-se à capacidade deste fazer mais em menos tempo e com menos recursos. Portanto, executivos que se concentram em apenas um aspecto podem estar perdendo uma parte crucial da experiência do colaborador e dificultando sua capacidade de inovar. 

Cerca de metade dos funcionários relatam gastar duas horas ou mais em tarefas repetitivas, de acordo com o relatório Formstack 2022 State of Digital Maturity. Outra pesquisa, encomendada pela ServiceNow, indica que 66% dos brasileiros gostariam que seu trabalho fosse mais significativo – sendo que 95% dos respondentes disseram esperar que a tecnologia ajude a reduzir este trabalho operacional no futuro. Ou seja, quando um trabalhador passa horas participando de reuniões e respondendo e-mails, ele pode sentir que nada está sendo feito. Assim, ainda que seja produtivo, ele não é necessariamente eficiente, já que a conclusão de tarefas as vezes exige etapas desnecessárias: como representar obstáculos evitáveis ou forçar os trabalhadores a procurar ajuda ou aprovação de equipes externas, como engenharia ou recursos humanos (RH). 

Por outro lado, a maioria dos executivos (80%) está aberta a mudar os principais processos do local de trabalho, como estrutura e cadência de reuniões, para evitar perder tempo com atividades inúteis, descobriu a McKinsey. O problema, dizem os executivos, é que seus processos atuais muitas vezes criam silos e promovem uma comunicação deficiente. Tal ineficiência tem consequências além dos prazos perdidos e do atraso no lançamento de produtos como o desgaste e a redução do ânimo dos funcionários.  

Um exemplo é o da empresa sueca aeroespacial e de defesa Saab, que usou o ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions para digitalizar seu processo de integração antes baseado em papel, economizando 12.000 horas por ano e aumentando a satisfação dos funcionários em 25%. Os fluxos de trabalho automatizados conectaram os departamentos e funções envolvidos na integração, para que os novos contratados pudessem utilizar todas as ferramentas, serviços e informações de que precisam para se manterem engajados desde seu primeiro dia. 

Além disso, a eficiência pode impulsionar o engajamento por meio da tecnologia com a criação de landing pages pelos times de marketing. Tradicionalmente, as equipes de marketing necessitam da ajuda das equipes de desenvolvimento para garantir o funcionamento no back-end. Agora, com o uso de inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina (ML), esse processo se transforma em um fluxo de trabalho rápido e repetível, capaz de ser automatizado. 

Aumentar a eficiência dos funcionários, nesse contexto, é benéfico tanto para as empresas quanto para os funcionários. Ao permitir um trabalho mais eficiente, as organizações podem promover a inovação e, ao mesmo tempo, ajudar as pessoas a fazer o trabalho de que gostam.